1. Responsable
PASS Smart Solutions es responsable del tratamiento de los datos personales recabados a través del sitio PASS, PASS Smart Quote, PASS Cliente, PASS Control y PASS Vecino.
Domicilio para efectos de privacidad: DOMICILIO PENDIENTE DE CONFIGURAR
Correo de privacidad: carlos_s.c@hotmail.es.
2. Datos personales que podemos tratar
Dependiendo de la relación con PASS, podemos tratar datos de identificación y contacto; teléfono y correo; domicilio del proyecto; empresa y RFC cuando sean necesarios para facturación o contrato; información de cotizaciones, proyectos, contratos, garantías, pólizas, visitas y soporte; inventario y números de serie de equipos; datos de administración condominal, unidad y estatus de cuotas; así como registros de acceso y seguridad del portal. Para cuentas PASS Partner también pueden tratarse documentos empresariales, operativos, fiscales, de identidad del representante, certificaciones, permisos, pólizas o contratos que el propio Partner decida incorporar a su expediente.
Las credenciales técnicas de equipos que un cliente solicite resguardar se almacenan cifradas. PASS no solicita datos personales sensibles para cotizaciones ordinarias y recomendamos no compartirlos en el asistente. El expediente documental de Partners no debe utilizarse para almacenar contraseñas, llaves API, claves privadas de e.firma/CSD, tokens u otros secretos capaces de autenticar o suplantar a una persona.
Si una comunidad habilita PASS Hogar Seguro, la persona responsable del hogar puede registrar voluntariamente conteos de habitantes, menores, adultos mayores, mascotas, contactos de emergencia y necesidades operativas de apoyo para evacuación. Cuando una necesidad pueda revelar información sensible —por ejemplo embarazo, discapacidad o una limitación temporal— PASS procura registrar únicamente el apoyo operativo necesario y no diagnósticos clínicos innecesarios. El nivel de visibilidad puede limitarse a estadísticas, administración autorizada o atención de emergencia.
Si una comunidad habilita el módulo de Personal de Comunidad, PASS puede tratar nombre, función, horarios, asistencia, tickets, actividades y accesos asignados. La geolocalización para validar asistencia es opcional y consentida: se consulta de manera puntual al marcar entrada/salida o, si la persona lo autoriza, al abrir el portal para intentar una marcación. PASS no realiza rastreo continuo de ubicación en segundo plano.
3. Finalidades primarias
- Atender solicitudes de información, diagnóstico y cotización.
- Preparar estimaciones, visitas técnicas, contratos y propuestas.
- Ejecutar instalaciones, mantenimientos, soporte y garantías.
- Crear y administrar cuentas de PASS Cliente y PASS Vecino.
- Administrar documentos, proyectos, equipos, pólizas y visitas.
- Cuando exista un servicio de administración contratado: gestionar unidades, cuotas, pagos registrados, estados de cuenta, proveedores, incidencias y comunicados.
- Cuando la comunidad lo habilite y exista base/consentimiento aplicable: apoyar censos voluntarios de emergencia, accesibilidad, simulacros, brigadas y coordinación de PASS Hogar Seguro.
- Gestionar al personal operativo autorizado de una comunidad mediante horarios, asistencia, actividades, tickets y accesos limitados.
- Prevenir fraude, accesos no autorizados y mantener trazabilidad de seguridad.
- Asignar y coordinar servicios, incidencias, cuadrillas y proveedores mediante una decisión humana de personal autorizado de PASS.
- Recabar evaluaciones del servicio, gestionar calidad, aclaraciones y bitácoras de cliente, técnico, agente o Partner.
- Resguardar y, cuando el Partner lo autorice, revisar documentación de su expediente para operación, contratación, calidad, vigencias, cumplimiento o integración a PASS Network.
- Cumplir obligaciones contractuales, fiscales o legales aplicables.
Finalidades secundarias
Con tu autorización podemos enviar promociones ocasionales, encuestas o comunicaciones comerciales y utilizar analítica no esencial para mejorar la experiencia. Puedes retirar ese consentimiento sin afectar el servicio principal.
4. Asistente PASS y tratamiento automatizado
El Asistente PASS puede usar un proveedor de inteligencia artificial para clasificar la solicitud y ayudar a recopilar requisitos técnicos. La IA no fija el precio definitivo, no celebra contratos y no toma decisiones jurídicas vinculantes. Los rangos de inversión son preliminares y requieren validación humana y visita técnica antes de concretarse.
Si la integración de IA está habilitada, los mensajes necesarios para atender la consulta pueden ser enviados al proveedor tecnológico configurado por PASS. Evita compartir contraseñas, datos financieros o información sensible dentro del chat.
5. PASS Network, Partners y personal asignado
Cuando una solicitud requiera atención por un Partner, afiliado, proveedor o técnico externo, la asignación no se realiza automáticamente por inteligencia artificial: un administrador autorizado de PASS revisa el caso y decide a quién ofrecer o asignar el servicio. Antes de la asignación, los candidatos reciben únicamente la información necesaria para evaluar disponibilidad y compatibilidad. Una vez aceptada y confirmada la asignación, podrán habilitarse los datos de contacto y ubicación estrictamente necesarios para ejecutar el servicio.
Los Partners que operan su propio negocio dentro de PASS son responsables de los datos que recaban directamente para sus clientes y de cumplir las obligaciones que les correspondan. PASS aplica separación lógica por empresa/tenant, controles de acceso, permisos por función y auditoría para reducir accesos indebidos entre organizaciones. Los documentos marcados por un Partner como privados de su empresa no se muestran en el panel de revisión de PASS; el Partner puede autorizar documentos concretos para revisión o preparación de flujos de compartición.
Las evaluaciones de servicio pueden asociarse al proveedor, empresa, cuadrilla o técnico que participó. Las opiniones internas, incidentes y aclaraciones se utilizan para calidad, seguridad, soporte y toma de decisiones administrativas. PASS no publica comentarios identificables de un cliente salvo base jurídica o autorización aplicable.
6. Encargados, proveedores y transferencias
PASS puede apoyarse en proveedores de alojamiento, correo, mensajería, ciberseguridad, inteligencia artificial, proveedores tecnológicos y de producto, y en el futuro procesadores de pago. Sólo se comparte la información necesaria para prestar cada función y conforme a las obligaciones legales/contractuales aplicables. La información de precios de proveedor se mantiene como información interna cuando corresponda.
En caso de requerimiento legal, PASS podrá atender solicitudes de autoridades competentes en los supuestos permitidos por la legislación.
7. Derechos ARCO y opciones sobre el tratamiento
Puedes solicitar acceso, rectificación, cancelación u oposición (ARCO), limitar el uso/divulgación o revocar consentimientos cuando legalmente proceda. Utiliza el formulario de privacidad y derechos ARCO o escribe a carlos_s.c@hotmail.es.
Para proteger tu información podremos solicitar elementos razonables para acreditar identidad antes de entregar datos o ejecutar una solicitud.
8. Medidas de seguridad
Aplicamos controles administrativos y técnicos como HTTPS, contraseñas con hash resistente, sesiones protegidas, limitación de intentos, CSRF, CAPTCHA, roles, auditoría, documentos privados y cifrado AES-256-GCM para credenciales técnicas almacenadas. Ningún sistema es infalible; ante una vulneración relevante actuaremos conforme a las obligaciones aplicables.
9. Conservación
Conservamos datos durante el tiempo necesario para las finalidades descritas, la relación contractual, garantías, pólizas, soporte y los periodos que resulten necesarios para obligaciones legales o defensa de derechos. Después se eliminarán, anonimizarán o bloquearán según corresponda.
Las necesidades temporales de apoyo en PASS Hogar Seguro pueden programarse para revisión y desactivación cuando dejen de ser necesarias. La evidencia puntual de asistencia del personal se conserva conforme a las reglas operativas, laborales, contractuales y de auditoría que correspondan; la plataforma no genera un historial de desplazamiento continuo.
10. Cookies y tecnologías similares
Las cookies estrictamente necesarias permiten sesión, seguridad y preferencias. Las cookies de analítica o publicidad, cuando se habiliten, se activarán conforme a tus preferencias. Consulta la Política de Cookies.
11. Cambios al aviso
Los cambios relevantes se publicarán en esta misma página. PASS conservará evidencia de versión del aviso y, cuando corresponda, del consentimiento asociado a formularios y asistentes y, cuando corresponda, serán comunicados por medios razonables. Recomendamos revisar la fecha de versión.